A maior dificuldade enfrentada hoje na digitalização de processos em nossa engenharia não está na tecnologia, tampouco nos apertados orçamentos, mas sim no modo de pensar e de tomar decisão por parte dos usuários, diretores e gerentes.

O antigo lema diz que a melhor ferramenta é que o usuário sabe usar. Quantos funcionários aprenderam a usar planilhas, fazendo tudo com elas, inclusive as transformando em seus  feudos de informação e, por elas, boicotam tudo vem pela frente visando eliminá-las? 

Quantas vezes a tecnologia é comprada com base no seu custo direto ao invés de ser  analisando o custo total do processo antes e depois de sua introdução? Quantas vezes uma decisão é tomada em função de recursos que nunca serão usados? 

Muitas vezes a qualidade do serviço, a metodologia e a experiência do fornecedor valem mais e têm mais impacto para o sucesso de um projeto de digitalização do que o software ou tecnologia que está sendo implantado. Não adianta escolher a aplicação mais completa e complexa quando não se consegue fazer sua equipe usar e nem obter a aderência deles aos processos. Nesses casos, a tal sonhada digitalização se mantém como um sonho ou ferramenta de marketing, mas não se concretiza na prática. 

Há uma dificuldade muito grande no entendimento do conceito de processo e muito pouca valorização em seu mapeamento e entendimento do fluxo de informação e decisão, que são cruciais para se definir uma correta digitalização. A coisa mais comum em processos de digitalização é receber uma planilha com a mensagem: "digitalize este processo". É planilha para tudo: diário de obra, controles de qualidade, segurança, processos comerciais, planejamento… todas as áreas fazem uso e elas ainda são criadas e operadas de forma isolada, com uma série de exceções não mapeadas e vão sendo descobertas conforme acontecem. 

Uma vez implementada, inicia-se a fase de utilização, que é a aderência a digitalização. Mudar é intrinsecamente difícil e, por isso, o apoio e a participação da diretoria, além da plena confiança no fornecedor, são pontos fundamentais para o sucesso. Problemas ocorrerão, assim como dificuldades e pontos eventualmente não previstos ou mapeados fatalmente aparecerão, o que desencadeará em justificativas para abortar o processo, por isso, a confiança e a parceria com o fornecedor será fundamental. Não se trata de confiança cega, mas estruturada de forma sólida, baseada na visão do processo e em objetivos construídos a quatro mãos. 

Colocado o raciocínio desta forma parece algo trivial, mas é não é. Há inúmeros casos em que a simples digitalização de um diário de obra parece algo mais complexo e de difícil implantação que um foguete espacial, mas não é. Portanto, mãos à obra para iniciar sua jornada de digitalização, deixando o costumeiro processo para atrás antes que sua operação seja ultrapassada pela concorrência.

*Marcus Granadeiro é engenheiro civil formado pela Escola Politécnica da USP, presidente do Construtivo, empresa de tecnologia com DNA de engenharia e membro da ADN (Autodesk Development Network) e do RICS (Royal Institution of Chartered Surveyours).