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Modelagem e interdependência por processos de trabalho e a busca da excelência e qualidade

- 22 de maio de 2013 1760 Visualizações
Modelagem e interdependência por processos de trabalho e a busca da excelência e qualidade
 
Na edição anterior dessa newsletter publicamos a definição de Visão Sistêmica na Engenharia, a partir dessa definição fica claro que uma organização deve estar alinhada aos indicadores de qualidade e identificar e gerenciar as necessidades e expectativas dos clientes; verificar se os produtos e ou serviços atendem aos requisistos iniciais; medir a satisfação dos clientes e identificar os processos interdependentes e atendê-los de maneira sistêmica.
Para isso, há os processos de gestão, que são as atividades executadas regularmente com a finalidade de gerir uma organização de acordo com os padrões de trabalho e que estão fortemente ligados à estratégia da empresa.
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A qualidade de um produto ou serviço é julgada quando estes oferecem a capacidade de satisfazer as necessidades dos clientes, no entanto, é importante lembrar que os clientes podem ter visões diferenciadas do quesito de qualidade. Os fundamentos da excelência da qualidade expressam conceitos que se traduzem em práticas, como a visão sistêmica e o aprendizado organizacional, por meio de reflexão, percepção, avaliação e compartilhamento de experiências, podendo alterar os princípios e conceitos para serem aplicados à realidade.
 A missão da empresa é a razão da existência dela e delimita as atividades dentro do espaço do seu espaço. Dada a sua missão, os objetivos são todos aqueles que a empresa pretende conquistar para alcançar a sua missão; já as metas, diferentemente dos objetivos, são de curto prazo e de responsabilidades de âmbito operacional.
Atualmente, as empresas têm focado em atitudes de responsabilidade, de consentimento, confiança e consenso, visando, de preferência, pontos como a formação de matriz de interessados no desenvolvimento do projeto; na matriz que envolve os objetivos do projeto; a descentralização total da tomada de decisões e a respectiva confiança em equipes que trabalhem com competência; estabelecimentos de parâmetros para a empresa; programas de treinamento, entre outros. Isso porque, para estar na vaguarda da sua área de atuação, a empresa deve estar sempre atenta à velocidade das mudanças nas suas áreas de conhecimento, gerando continuamente ideias originais e as incorporando a seus processos e produtos.
Essa visão permite desenvolver e melhorar o capital intelectual da empresa de forma a aumentar o valor agregado dos serviços e a competitividade da empresa por meio de treinamento contínuo, plano de carreira e envolvimento no estabelecimento de objetivos e tomadas de decisões.
O foco no cliente e no mercado consiste no entendimento destes, visando à criação de valor de forma sustentada para o cliente e maior competitividade nos mercados, o que permeia toda a estrutura de negócios e os objetivos da empresa. Por isso as interfaces entre empresa e cliente são tão importantes, pois permitem conhecimento das necessidades do cliente; possibilidades de execução de serviços por parte da empresa; habilitação para a execução do serviços; pré-contratação com a aprovação da proposta técnica e comercial; contratação final; execução dos serviços; entrega do projeto ou produto; assistência pós-entrega; avaliação da satisfação do cliente com relação à qualidade do serviço/produto.
Além do foco no cliente, é preciso dar atenção especial às estratégias da empresa, pois determina o caminho escolhido para posicionar a empresa de forma competitiva e garantir a sua continuidade a longo prazo, com a subsequente definição de atividades e competências inter-relacionadas para adicionar valor de maneira diferenciada às partes interessadas. Estratégias e planos também podem ser definidos como um conjunto de decisões que orientam a definição das ações a serem executadas pela empresa e podem conduzir a novos produtos, novos mercados, crescimento de receitas, reduçaõ de custos, aquisições, fusões e novas alianças ou parcerias.
É importante ressaltar que os principais propulsores organizacionais são os planos de ação, resultantes do desdobramento das estratégias de curto e longo prazo, junto com o  Plano de Negócios, que deve detalhar as estratégias de penetração no mercado, além de identificar as necessidades de recursos e financiamento para a implementação do negócio.
Depois de passar por tudo isso, o processo é um conjunto de atividades voltadas para uma finalidade definida e específica que gera um produto ou serviço, podendo ser classificado em duas categorias principais: podem ser aqueles voltados à organização e complementam as atividades do processo; ou aqueles direcionados ao produto/ serviço. A abordagem por processos é a compreensão e o gerenciamento da organização por meio de processos que geram produtos/serviços. Estes processos podem ser macros, como o processo de gestão; ou micros, como operacional. Assim, um sistema organizacional pode ser dividido em subsistemas e componentes, com menor grau de complexidade, permitindo maior facilidade no gerenciamento das atividades e dos processos.
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A visão sistêmica pressupõe que as pessoas da organização entendam o seu papel no todo, as interrelações entre os elementos que compõem a organização e a importância da integração desta com o mundo externo. Por isso, para a iniciação de um processo, este deve ser planejado por meio de metas bem definidas; deve ser sistemático, levando em consideração todas as interdependência que ocorrem entre os vários processos na obtenção do produto; deve-se ter conhecimento das condições operacionais do processo para a obtenção do produto ou serviço.
Quando o domínio dos processos é pleno, há previsibilidade dos resultados, o que serve de base para implementação de inovações e melhorias. Assim, parar agregar valor ao negócio, é preciso mapear os processos da organização. Ou seja, a satisfação do cliente é alcançada pela tradução das suas necessidades.
A gestão de processos da organização, incluindo o projeto do produto ou serviço com foco no cliente, envolve todas as áreas de conhecimento da empresa, e é definida como o conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos em produtos e, hoje, a abordagem dos sistemas organizacionais por processos se distinguem das versões meramente calcadas nos organogramas, formadas por caixinhas e matrizes horizontais, organizações funcionais rígidas. Deve-se procurar a substituição do tradicional organograma por mecanismos modernos de como e para quem produzir, levando-se em consideração as estratégias empresariais e as responsabilidades de seus acionistas, direção e líderes.
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Uma estrutura organizacional alinhada com os processos é importante para analisar quem são os responsáveis pelos grandes processos organizacionais. Essa estrutura baseada em processos é uma estrutura construída em torno do modo de fazer o trabalho ou saber fazer o trabalho.
Na matriz de gestão de modelagem por processos, deve-se pensar no papel de todos os setores, como: alta direção, marketing, comercial, organização e administração, recursos humanos, patrimonial, financeira, comunicação, execução, produção, qualidade, meio ambiente, tecnologia e riscos. Além disso, é necessário que haja responsabilidade no desenvolvimento sustentável, buscando conciliar o desenvolvimento econômico com a preservação ambiental e atender as necessidades do presente sem comprometer as gerações futuras.
Além de todo esse gerenciamento, deve-se estar atento ao plano de controle das obras, que nele deve ser contemplado todos os quesitos necessários para garantir a qualidade requerida, bem como monitorar os processos de execução dos serviços por indicadores de produtividade e competitividade, que devem estar alinhados aos indicadores de planejamento e orçamento básico.
Sendo assim, a tomada de decisões, em todos os níveis da organização, deve apoiar-se na análise de fatos e dados dos ambientes interno e externo, a qual devem abranger todos os aspectos imprtantes para a organização, ou seja, clientes, mercados, finanças, pessoas, fornecedores, produtos, processos, sociedade e comunidade.